湖北洪湖審計局檔案目標管理晉升省特級
近日,湖北省省檔案評審組對洪湖市審計局檔案工作目標管理晉升省特級達標情況進行評審驗收。評審組通過嚴格評審,一致認為該局在檔案工作目標管理中領(lǐng)導(dǎo)重視意識新、硬件設(shè)備起點新、業(yè)務(wù)工作有創(chuàng)新、檔案利用效果新,達到了全荊州一流水準,符合省特級標準,同意晉升省特級。該局的主要做法是:
一、夯實基礎(chǔ),建立健全檔案管理制度。該局黨組始終高度重視機關(guān)檔案建設(shè)和檔案管理工作。為了加強檔案硬件建設(shè)、組織管理和制度建設(shè),對檔案工作上所需人、財、物等方面總是優(yōu)先考慮、盡量滿足。一是加強組織建設(shè)。成立了由局長任組長,其他黨組成員任副組長、專職檔案員與相關(guān)科室負責人任成員的檔案管理工作領(lǐng)導(dǎo)小組,構(gòu)建起了局長親自抓、分管領(lǐng)導(dǎo)具體管、各科室共同參與的立體化、網(wǎng)絡(luò)式檔案管理體系。二是落實工作責任。每年年初就檔案管理工作召開專題會議,制訂工作方案,并與全年目標責任制掛鉤,落實工作責任。今年以來,局黨組又多次專題研究檔案建設(shè)和檔案管理工作,投入30多萬元完成了檔案基礎(chǔ)建設(shè),檔案庫房、查閱室、榮譽室面積149平方米,做到了“三室分離”;配備檔案管理密集架30組、檢索柜2臺、防磁防靜電柜1臺、電腦2臺、掃描儀1臺、空調(diào)、除濕機2臺、溫濕度計各2個。確立了“建一流庫房,整一流檔案,達一流標準”的檔案工作目標,檔案庫房現(xiàn)有全部檔案2141卷,照片檔案512張,實物檔案124件,電子檔案28件,并突出“三個優(yōu)先”。即經(jīng)費優(yōu)先,只要是檔案工作目標管理上有經(jīng)費需求,就隨時提出,隨時研究審批;人員優(yōu)先,根據(jù)工作需要,選派業(yè)務(wù)素質(zhì)高、責任心強的同志擔任專職或兼職檔案員,做好日常檔案管理工作,并從機關(guān)抽調(diào)相關(guān)人員參與檔案目標管理工作;車輛優(yōu)先,凡檔案工作需要,車輛優(yōu)先使用。三是加強制度建設(shè)。先后制定了《檔案立卷歸檔制度》、《檔案工作人員崗位責任制度》、《檔案借閱制度》、《檔案利用制度》、《檔案保管制度》和《檔案安全保密制度》等,對檔案管理責任、歸檔質(zhì)量與期限、檔案借閱手續(xù)等一一予以明確。依靠強有力的制度,促進了全局檔案工作目標管理責任意識的增強和日常工作的規(guī)范。
二、提高認識,培養(yǎng)專業(yè)化檔案管理人才。該局在重視檔案建設(shè)的同時,不斷加強審計人員的檔案法制教育,加深對檔案工作重要性認識。一是集中組織學習,增強檔案法制觀念。先后集中組織學習了檔案法及其實施辦法,并將該局制定的有關(guān)檔案管理方面的制度印發(fā)到每個科室人員手中,方便學習領(lǐng)會檔案工作的要義,深刻認識檔案工作的重要性。二是加強檔案培訓(xùn),增強檔案管理水平。多次邀請市檔案局領(lǐng)導(dǎo)和專職檔案管理人員到該局進行檔案工作示范指導(dǎo)。提高專、兼職檔案管理人員的檔案管理水平。三是赴外地學習考察,增強檔案服務(wù)理念。組織了部分專兼職檔案管理人員赴省市兄弟單位參觀學習,學習好的經(jīng)驗和做法,并結(jié)合審計實際進行實踐和創(chuàng)新,提升檔案利用水平。
三、實行標準化管理,切實提高檔案管理質(zhì)量。一是建立綜合檔案管理體系。根據(jù)集中統(tǒng)一管理的原則,該局實行“誰主審、誰立卷、誰負責”的主審負責制檔案管理制度。每個兼職審計檔案人員除了做好審計工作外,還肩負著檔案管理員的職責。二是規(guī)范檔案整理流程,強化管理制度。該局要求審計工作與檔案工作齊步走。在每一個審計項目開始時,檔案的整理工作也開始了;每一個審計項目結(jié)束時,檔案資料的收集工作也亦完成。該局在各類檔案的收集整理、保管、借閱使用、銷毀方面,都嚴格遵守檔案管理制度,確保檔案資料收集完整,檔案管理規(guī)范,檔案內(nèi)容齊全,檔案管理期限劃分準確,做到交接有手續(xù),借閱有審批,歸還有記錄,鑒定銷毀有依據(jù)。
四、堅持防治結(jié)合,保障檔案安全。檔案安全是檔案工作的重中之重。首先加強檔案庫房的安全保險,配備了防盜門加固防盜窗,其次加強對檔案實體的安全檢查,對庫房配有除濕機、防磁柜、溫度計、殺足藥片、滅火器等,有效地防止了蟲咬、霉變、字跡退色等現(xiàn)象,同時定期對庫房防護設(shè)施進行檢查,保障了檔案實體的安全。第三,檔案專用電腦禁止連接英特網(wǎng),防止了檔案網(wǎng)上泄密。由于多措并舉,防范嚴密,有效地保障了審計檔案的安全、完整。
五、加強檔案管理的運用,發(fā)揮審計檔案最大功效。服務(wù)審計是審計檔案工作的出發(fā)點和歸宿點。多年來,該局檔案工作以服務(wù)審計工作為重心,不斷提高綜合利用水平,取得了明顯成效。還把學習業(yè)務(wù)檔案作為培訓(xùn)新手適應(yīng)工作和勝任工作的一個重要手段。通過這種學習活教材的方式,有效地培訓(xùn)了審計人員,提高了審計工作質(zhì)量,提升了審計人員查錯糾弊的能力。檔案室3年來接待查閱檔案人員435余人次,提供查閱利用檔案1282卷,為審計組查閱資料提供保障,為領(lǐng)導(dǎo)決策提供依據(jù)。如在上世紀九十年代初,市燃料公司在破產(chǎn)清算中產(chǎn)生糾紛,清算組到該局檔案室查閱上世紀八十年代該局對物資系統(tǒng)行業(yè)審計檔案,及時化解了糾紛,相關(guān)債權(quán)人還給該局贈送了錦旗。2005年城市道路建設(shè)資金宏偉北路道路刷黑審計中,審計組查閱前幾年建設(shè)系統(tǒng)審計檔案資料7卷,并在此基礎(chǔ)上制訂審計方案,明確審計重點,一舉審減工程款700多萬元;在2008年對政府行政大樓的審計中,審計組多次到檔案室查閱基建審計檔案,最后調(diào)整了審計思路,并同相關(guān)工程專家為大樓審減資金650萬元。近年來,通過投資審計,為市委市政府決策起到了的參謀作用,充分發(fā)揮了審計“免疫系統(tǒng)”功能。圖為省評審組評審的情況(王樂)
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